Chef de projet IT
Un chef de projet IT a un rôle central dans la gestion, la coordination et la réussite des projets numériques. C’est l’un des rares membres de l’équipe projet qui a un rôle à jouer lors de chaque phase du projet, de l’analyse du besoin jusqu’à la formation du client final.
1. Analyse et cadrage du projet
Comprendre les besoins de l’utilisateur :
Lors de cette phase,selon la configuration de l’équipe, le chef de projet peut avoir à se mettre à la place du client et comprendre ses problématiques. C’est une phase importante qui peut mettre en péril le projet si elle n’est pas assez soigneusement réalisée. C’est lors de cette phase que l’on va définir le besoin et c’est avec les résultats de cette phase que seront comparées les solutions proposées.
Rédiger un cahier des charges ou un brief fonctionnel :
La rédaction du cahier des charges peut être complexe si la problématique est mal identifiée; mais dès lors que le besoin est clair, il suffit de suivre les différentes phases d’écriture afin d’obtenir un cahier des charges avec une clarté et une précision dépendant de la méthodologie de travail choisie.
Identifier les objectifs, les indicateurs de performance (KPI) et les contraintes (budget, délai, ressources) :
Définir les indicateurs de performance n’est jamais aisé, d’autant plus s’il ne s’agit pas que de gains pécuniaires, mais plus de gains RH ou RSE. Il est en effet courant qu’un calcul de ROI soit demandé lors de la mise en place d’un projet, dans la plupart des cas, le gain est mesurable en temps, en argent ou en gain non fonctionnels (environnemental, sécuritaire …)
Pour ce qui est des contraintes, la définition des budget, délai, ressources découle d’une étude de deux triptyques que le chef de projet devra garder en tête tout au long de son projet. le triptyque de performance (OTOCOQ) et le triptyque de la triple contrainte (Iron triangle).
Réaliser une étude de faisabilité si nécessaire :
Une fois les objectifs et les contraintes définis, il est possible de faire une étude de faisabilité et de comparer l’attendu avec les moyens qu’il est possible de mettre en œuvre.
2. Planification du projet
Définir le planning global du projet (méthode en cascade ou agile) :
Selon la taille des projets, il existe deux méthodologies de planning, la méthode en cascade (waterfall method), appelée également méthodologie en V; ou la méthode agile.
Selon l’avis de certains, la méthodologie en V est en générale plus adaptée aux petits projets, car lors de l’application de cette méthode, on réalise les étapes du projets les unes après les autres sans réellement prendre de recul sur l’avancement du projet avant la mise en production. Alors que la méthodologie agile, qui se découpe en différents sprints, permet d’avancer avec plus d’adaptabilité aux changements qui peuvent intervenir pendant la vie du projet.
Établir le budget et le suivre :
C’est bien souvent à cette étape que des erreurs sont commises, un budget ne prend pas en compte uniquement les ressources humaines, mais il prend également en compte les ressources matérielles (licences, achat hardware/software), qui peuvent considérablement grever le budget. Un chef de projet expérimenté saura également identifier les risques et anticipera un dépassement budgétaire lors de cette phase.
Prévoir les risques et établir des plans de contingence :
Encore une étape fastidieuse, mais nécessaire au bon déroulement d’un projet. Lors d’un projet, surtout de grande envergure ou qui touche un point sensible de l’entreprise, l’anticipation des problèmes est la clé pour ne pas exploser les délais.
3. Constitution et coordination de l’équipe
Identifier les parties prenantes : développeurs, designers, rédacteurs, UX/UI, marketing, etc.
Il faut identifier qui travaille, et quand durant les différentes phases du projet. Il est important de caler les interventions de chacun dans un planning afin que les intervenants soient disponibles au moment où l’on a besoin d’eux. A ce titre, faire un RACI des différentes étapes du projet est une étape qui peut paraître chronophage mais qui est une méthode très efficace
Organiser les réunions de lancement (kick-off), de suivi et de clôture.
Ces réunions font parties des incontournables de tous types de projets.
On y retrouve donc le kick off (réunion de lancement), les réunions de suivi Copil/Comop (réunion de suivi opérationnel), les réunions de go/nogo (définit si le projet est validé pour une mise en production) et d’autres réunions qui peuvent être ajoutées selon l’envergure du projet
Maintenir une bonne communication entre les équipes.
Le travail en silos est la pire chose qui puisse arriver à un projet, surtout lorsque les équipes s’impactent mutuellement. La communication sur les attentes de chaque équipe et l’avancement du projet dans chacune d’entre elles doit être régulièrement annoncé et discuté afin que le projet ne prenne pas de retard ou ne prenne pas une mauvaise direction. Ceci est un gros facteur de risque à identifier et prévenir lors de la phase de planification.
4. Suivi de la réalisation
Piloter la réalisation des livrables.
Le suivi de la production consiste à piloter concrètement la réalisation des livrables définis dans le cadre du projet; qu’il s’agisse d’un site web, d’une application mobile, d’une application web ou d’un autre type de projet.
Le chef de projet assure la coordination entre les différentes équipes impliquées : équipes de développement, designers, intégrateurs, rédacteurs, prestataires externes et biens d’autres. Il veille à ce que chacun avance selon le planning, et organise régulièrement des points de suivi pour évaluer la progression, identifier d’éventuels blocages et arbitrer les priorités. En cas d’imprévu, il doit être capable de réagir rapidement pour maintenir le cap sur les objectifs fixés, tout en préservant l’équilibre entre délais, budget et qualité.
Pour ce faire, le chef de projet a un rôle crucial de synchronisation des équipes. C’est à lui de gérer les dépendances de planning entre les parties prenantes du projet.
Utiliser des outils de gestion de projet (Trello, Asana, Jira, Notion…).
Pour suivre efficacement le travail, le chef de projet s’appuie sur des outils de gestion tels que Trello, Asana, Jira ou Notion par exemple. Ces applications permettent de centraliser les informations, de planifier les tâches, d’assigner les responsabilités et de suivre l’avancement en temps réel. Elles facilitent également la communication entre les membres de l’équipe et garantissent la traçabilité des décisions, des retours clients et des validations successives.
Veiller au respect des délais, du budget et des spécifications.
Tout au long du processus, le chef de projet reste garant du respect des délais, du budget et des spécifications. Il met à jour le planning en fonction de l’avancement réel, surveille les temps passés par rapport aux estimations, et suit les dépenses associées au projet. En cas de dérive, il alerte les parties prenantes, propose des ajustements ou des arbitrages, et veille à maintenir la cohérence globale du projet. Son rôle est donc à la fois opérationnel, analytique et décisionnel : il doit assurer la qualité du livrable final tout en maîtrisant les contraintes du projet.
5. Communication et reporting
Assurer le lien entre les équipes et le client.
La communication et le reporting constituent une étape essentielle du rôle du chef de projet digital. Il agit comme un véritable intermédiaire entre les différentes parties prenantes du projet : les équipes techniques, les équipes design, les prestataires externes … et le client. Son rôle est de favoriser la circulation fluide et claire de l’information, d’assurer la cohérence des échanges et d’éviter les malentendus susceptibles de ralentir ou de compromettre la production.
Le chef de projet veille à maintenir un lien permanent entre les équipes opérationnelles et la direction. Il s’assure de manière pro-active que chacun dispose des informations nécessaires pour avancer efficacement, tout en garantissant que les retours et lentermédiaire exige à la fois une bonne écoute, une communication claire et la capacité à vulgariser des éléments parfois complexes.
Fournir des reportings réguliers à la direction ou aux clients.
Une autre composante majeure de cette phase est la production de reportings réguliers à destination du client ou de la direction. Ces rapports peuvent prendre la forme de tableaux de bord, de comptes rendus de réunion, ou de bilans d’avancement. Ils ont pour objectif de donner une vision claire de l’état du projet, de mettre en évidence les progrès réalisés, les difficultés rencontrées, les écarts éventuels par rapport au planning, ainsi que les actions correctives mises en place. Le reporting permet de maintenir la transparence et de renforcer la confiance entre les parties prenantes.
6. Livraison et post-livraison
Organiser la mise en ligne ou la livraison du projet.
La phase de livraison et post-livraison marque l’aboutissement d’une phase de réalisation d’un projet digital. Le chef de projet en est le garant : il doit s’assurer que la mise en ligne ou la livraison du produit final se déroule dans les meilleures conditions. Cette étape implique une coordination précise entre les équipes techniques, les clients et éventuellement les prestataires externes (hébergeur, service marketing, agence média…). Le chef de projet planifie la mise en ligne, supervise les dernières vérifications et veille à ce que toutes les conditions soient réunies pour un déploiement sans incident.
Vérifier la conformité du projet aux attentes.
Une fois le projet livré, le chef de projet est inclus lors de la vérification de la conformité entre le livrable final et les attentes initiales définies dans le cahier des charges. Cette étape consiste à superviser les tests validant que toutes les fonctionnalités prévues soient bien opérationnelles, que le rendu visuel corresponde aux maquettes validées et que les performances techniques soient conformes aux standards attendus. Si des écarts ou anomalies subsistent, ils sont consignés et corrigés avant la clôture de la réalisation.
La VSR (Vérification de Service Régulier)
Après la mise en ligne, l’équipe projet se doit de rester disponible afin de répondre à de potentiels besoins de corrections. C’est la phase de VSR. Durant cette phase dont la durée peut varier en fonction du contrat, une partie de l’équipe reste en écoute des remontées du client afin de vérifier que le projet fonctionne bien dans les conditions prévues avec les usages prévus.
Clôturer le projet avec un retour d’expérience (REX)
Enfin, le chef de projet organise une clôture formelle du projet à travers un retour d’expérience (REX). Cette réunion ou ce document bilan permet d’analyser ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour les projets futurs. Le REX constitue un moment clé de capitalisation : il sert à renforcer les bonnes pratiques, à identifier les points de vigilance et à améliorer la gestion des prochains projets.
Ainsi, la livraison ne marque pas la fin du travail du chef de projet, mais plutôt la transition vers une phase d’analyse, d’optimisation et d’apprentissage collectif.